Art. 1 - Volgende werken gepubliceerd op papier of op een soortgelijke drager door een natuurlijk persoon komen in aanmerking voor de reprografievergoeding: educatieve en wetenschappelijke boeken, cursussen, losbladige publicaties, tijdschriftartikels, met inbegrip van literaire werken, brochures, catalogi, agenda's, kalenders, hotel-, restaurant- en reisgidsen, journalistieke teksten, praktijkgerichte teksten zoals kookboeken, knutselboeken, sportmagazines, technische tekeningen, stripverhalen, foto's, plannen, kaarten, infographics, kunstboeken, uittreksels uit muziekpartituren en alle andere werken van auteurs, die kunnen worden gekopieerd.
Art. 2 - Rechthebbenden geven hun werken op papier of op een soortgelijke drager aan ten laatste op 31 december van het jaar na het jaar van publicatie. Deze termijn is een vervaltermijn.
Niet tijdig aangegeven werken worden forfaitair vergoed zoals bepaald in art. 10.
Art. 3 - Werken worden aangegeven ongeacht de taal en de plaats van publicatie.
Art. 4 - Werken moeten voldoen aan het oorspronkelijkheidscriterium zoals bepaald in de auteurswetgeving en uitgelegd door het Hof van Justitie van de Europese Unie.
Art. 5 - De aangifte gebeurt uitsluitend door middel van een door de raad van bestuur goedgekeurd aangifteformulier dat jaarlijks per e-mail aan de rechthebbenden wordt toegezonden en aan VEWA elektronisch wordt teruggezonden. Enkel rechthebbenden die niet over een e-mailadres beschikken, kunnen een papieren aangifteformulier aanvragen op het secretariaat van VEWA, en dit papieren aangifteformulier per post verzenden.
Het aangifteformulier bevat een verklaring van de rechthebbende dat het aantal bladzijden naar waarheid is aangegeven, dat de aangifte naar waarheid is ingevuld en dat men er zich rekenschap van geeft zich in geval van fraude bloot te stellen aan vervolging wegens valsheid in geschrifte.
Art. 6 - Rechthebbenden die vóór hun aansluiting bij VEWA aangesloten waren bij een andere beheersvennootschap, kunnen enkel aanspraak maken op door VEWA uitgekeerde reprografierechten vanaf het aansluitingsjaar. Voor de jaren voorafgaand aan de aansluiting bij VEWA ontvangen de rechthebbenden hun reprografievergoeding van de beheersvennootschap waarbij ze aangesloten waren.
Art. 7 - De reprografievergoedingen die aan de rechthebbenden worden uitgekeerd,
zijn gelijk aan de van Reprobel ontvangen reprografievergoeding verhoogd met de netto financiële opbrengsten en verminderd met:
Art. 8 - VEWA keert geen voorschotten uit.
Art. 9 - De reprografievergoeding bestaat uit twee delen: een forfaitaire vergoeding en een vergoeding in verhouding tot het aantal gepubliceerde bladzijden.
Art. 10 - De forfaitaire vergoeding wordt uitbetaald voor de werken die in de loop van negen jaar voor het aangiftejaar werden gepubliceerd.
De raad van bestuurt stelt jaarlijks het bedrag van de forfaitaire vergoeding vast op basis van de voor het verleden ontvangen vergoedingen.
Art. 11 - De vergoedingen ontvangen voor het jaar waarop de aangifte betrekking heeft, worden toegekend op basis van het aantal gepubliceerde bladzijden. Slechts bladzijden die gemiddeld 1500 tekens bevatten, komen in aanmerking voor vergoeding. Een foto of een tekening wordt gelijkgesteld met 1500 tekens. Enkel de bladzijden gepubliceerd of herdrukt in het desbetreffende jaar komen in aanmerking. Slechts één druk of oplage per jaar per gepubliceerd werk komt in aanmerking. Het aantal gedrukte exemplaren per oplage is niet relevant.
Een werk, geschreven door meerdere auteurs, komt voor elk van die auteurs in aanmerking voor zijn persoonlijke bijdrage in het boek. Elke auteur doet aangifte van het aantal bladzijden dat met zijn persoonlijke bijdrage overeenstemt.
Editors van verzamelwerken hebben recht op een forfaitair pro rata aandeel van 10%. Meerdere editors verdelen deze 10% onder hen bovenop de vergoeding voor hun eventuele eigen bijdrage aan het werk. De vergoeding van de editors ten belope van 10 % wordt in mindering gebracht van de vergoeding van de auteurs.
Verzamelingen van wetteksten, verdragen, parlementaire documenten en andere worden slechts voor 10% in aanmerking genomen. Enkel geannoteerde verzamelingen of verzamelingen waarvan de samenstelling een origineel karakter heeft, komen in aanmerking.
Bij vertaalde werken wordt de reprografievergoeding gedeeld tussen auteur en vertaler, ieder voor de helft, behoudens andersluidende overeenkomst tussen auteur en vertaler.
De raad van bestuur stelt jaarlijks de vergoeding per bladzijde vast volgens een degressief
Art. 12 - De aangifte wordt gecontroleerd door VEWA en door de door haar aangestelde commissaris. De rechthebbenden die een aangifte bij VEWA indienen, verklaren zich bereid te allen tijde een volledige en gedetailleerde bibliografie op eenvoudige aanvraag van VEWA of van de commissaris in te dienen. In geval van fraude stelt de auteur zich bloot aan vervolging wegens valsheid in geschrifte. De Raad van Bestuur kan, na onderzoek ter zake en met in achtname van alle vereisten voor een eerlijk en billijk proces, de onverschuldigde betalingen terugvorderen met inbegrip van de wettelijke interest, een blaam uitspreken of de rechthebbende als lid schorsen of schrappen.
Art. 13 - Vóór de uitbetaling wordt aan de rechthebbenden een fiche overgemaakt waarin vermeld zijn:
Aan de rechthebbenden wordt gevraagd of zij met deze berekeningswijze akkoord gaan, waarna betaald wordt op de opgegeven rekening.
Art. 14 - Geschillen worden schriftelijk meegedeeld aan de voorzitter van de raad van bestuur die na een bemiddelingspoging een beslissing neemt. Hij respecteert hierbij de termijnen uit art. XI.273/1, §3 van het Wetboek van economisch recht.
Beroep kan bij de raad van bestuur worden aangetekend binnen 30 dagen te rekenen vanaf de beslissing van de voorzitter. De voorzitter brengt verslag uit. Hij neemt geen deel aan de stemming.
Art. 15 - Dit reglement is van toepassing op de reprografievergoedingen die vanaf 1 januari 2022 onder de rechthebbenden worden verdeeld.